PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MELALUI OUTSOURCING

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MELALUI OUTSOURCING

A. PENDAHULUAN

Perkembangan outsourcing saat ini meningkat dengan cepat, baik sifat maupun fokusnya. Secara historis outsourcing banyak dilakukan pada industri manufaktur, dan sekarang kegiatan outsourcing sudah mulai berkembang pesat pada industri jasa. Baik pada industri manufaktur maupun jasa, outsourcing telah meningkat melewati batas nasional dan global. Sifat outsourcing juga beragam. Beberapa perusahaan sekarang melakukan outsourcing pada aktifitas produksi inti secara ekstensif sehingga mereka tidak lagi terlibat dalam produksi (Globerman dan Vining, 2004). Inbound dan outbound logistic juga mulai di-outsource secara luas. Perusahaan lain melakukan outsourcing secara luas terhadap aktifitas rantai nilai kedua seperti teknologi informasi, sistem akuntansi, distribusi, aspek-aspek manajemen sumber daya manusia dan R&D (Johnson dan Schneider, 1995).

Outsourcing teknologi informasi bukanlah fenomena baru, dimulai dengan jasa profesional dan jasa manajemen fasilitas di bidang keuangan dan operasi pada tahun 1960-an dan 1970 (Lee, 2003). Fokus outsourcing teknologi informasi telah berkembang mulai dari perangkat keras komputer, perangkat lunak, standarisasi perangkat keras dan perangkat lunak, sampai pada solusi total yang mengacu pada manajemen aktiva (Xue et al., 2005).

Tulisan ini secara umum mencoba menguraikan beberapa aspek penting terkait dengan pengambilan keputusan outsourcing teknologi informasi, dilihat dari sudut pandang keuntungan dan kelemahan metoda outsourcing.

B. DEFINISI DAN JENIS OUTSOURCING

Outsourcing teknologi informasi (TI) merupakan pemindahan seluruh atau sebagian fungsi atau proses TI perusahaan pada pihak luar (Benamati dan Rajkumar, 2002). Sementara Aalders (2002) menyatakan outsourcing adalah mengontrak/menyewa pihak ketiga untuk mengelola sebuah proses bisnis lebih efisien dan efektif   daripada yang bisa dilakukan di dalam perusahaan sendiri. Dari pengertian tersebut menunjukkan bahwa outsourcing menyebabkan terciptanya hubungan bisnis antara perusahaan dan suplier dari luar. Penggunaan suplier luar untuk melaksanakan aktifitas bisnis dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan manfaat-manfaat lainnya. Sebuah rencana outsourcing diharapkan akan menghasilkan produktifitas yang lebih tinggi dengan membiarkan setiap kelompok lebih memfokuskan usaha dan modalnya pada kompetensi inti.

Teknologi informasi saat ini berperan penting dalam strategi organisasi sehingga banyak organisasi yang menggantungkan kesuksesannya pada teknologi informasi yang dimiliki. Perkembangan dan perubahan teknologi yang sangat cepat telah menimbulkan kesulitan dalam mengelola sumber daya vital tersebut. Dengan outsourcing seluruh atau beberapa fungsi teknologi informasi, memberikan alternatif untuk mengelola bidang organisasi yang sangat kompleks ini. Menurut  Benamati dan Rajkumar (2002), outsourcing teknologi informasi melibatkan pelepasan kendali atas sumber daya organisasi yang penting pada pihak ekternal. Oleh karena itu pemilihan fungsi teknologi informasi yang paling tepat dan kelompok ketiga yang terbaik akan menjadi sangat kompleks. Lebih lanjut McFarlan dan Norlan, (1995) menyebutkan berbagai fungsi teknologi informasi yang sering di-outsource seperti operasi pusat data, manajemen network, pemeliharaan/akuisisi hardware, technical support, pelatihan/pendidikan dan pengembangan aplikasi. Outsourcing bisa dilaksanakan di dalam perusahaan (onshore), namun sering juga dilakukan di luar perusahaan (offshore).

C. ALASAN MELAKUKAN OUTSOURCING

Pada dasa warsa terakhir ini perkembangan teknologi informasi demikian pesatnya dan menjadi faktor penentu dalam mencapai keberhasilan. Ketepatan dan kecepatan informasi menjadi faktor penting bagi organisasi dalam memenangkan persaingan. Kebutuhan organisasi akan teknologi informasi sudah tidak diragukan lagi, dan outsourcing bisa menjadi alat yang efektif dan efisien untuk memenuhi permintaan terhadap teknologi informasi tersebut.

Keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing dipengaruhi oleh banyak faktor. Lee et al. (2000) dalam Benamati dan Rajkumar (2002) mengemukakan bahwa sejumlah besar keputusan outsourcing didorong oleh masalah fundamental seperti  ekonomi, strategi dan teknis. Selanjutnya Lee (2004) menemukan beberapa perusahaan melakukan outsource untuk mencapai fleksibilitas produksi yang lebih tinggi, untuk mengembangkan kapasitas, atau agar lebih fokus pada kompetensi inti. Namun mayoritas perusahaan melakukan outsource terhadap aktifitas produksi untuk mengurangi biaya atau  meningkatkan kualitas produk dengan menggunakan keahlian dari supplier mereka. Microsoft adalah salah satu perusahaan yang menggunakan outsourcing untuk memungkinkan teknologi informasinya bisa meningkatkan kapabilitas supply chain mereka (Bardhan et al., 2006). Melalui outsourcing Microsoft mampu menghasilkan 360 game video dan sistem hiburan di akhir tahun 2005 dengan mempercayakan pada jaringan kontraktor dan supplier untuk menyampaikan komponen-komponen dan layanan-layanan utama yang penting bagi produk mereka.

Banyak yang berpendapat bahwa biaya adalah motivasi utama dalam melakukan outsourcing (Hurley dan Schaumann, 1997). Permintaan terhadap keahlian teknologi informasi sangat tinggi dan mahal. Seringkali dianggap lebih murah menyewa seorang tenaga ahli daripada mengembangkannya sendiri. Selain itu sumber daya eksternal juga lebih siap untuk ditambah atau dikurangi dibanding staf tetap. Namun menurut Aalders (2002), generasi pertama yang melakukan outsourcing semata-mata karena dorongan biaya seringkali menemui kegagalan.

Faktor motivator lain menurut Hurley dan Schaumann (1997) adalah memperbaharui fokus pada kompetensi inti bagi organisasi atau bagi staf teknologi informasi di dalam perusahaan. Tidak semua organisasi memiliki sumber daya untuk mengembangkan teknologi informasi yang berkualitas tinggi. Usaha mereka lebih baik dipergunakan untuk fokus secara strategik pada sisi bersaingnya. Selain itu organisasi teknologi informasi yang tidak efisien juga bisa memotivasi penggunaan outsourcing. Banyak perusahaan yang menggunakan outsourcing untuk mengatasi masalah seperti tidak tersedianya keahlian di dalam perusahaan, kualitas yang jelek atau produktifitas yang rendah, permintaan yang sifatnya sementara atas keahlian tertentu, atau siklus hidup pengembangan produk yang panjang. Namun dibalik semua motivasi tersebut, keputusan untuk meng-outsource harus dibuat berdasarkan perspektif yang strategis dan memiliki tujuan dan sasaran yang jelas agar perusahaan benar-benar mendapatkan manfaat dari keputusan yang diambil.

Ada banyak pertimbangan kenapa sebuah perusahaan mengambil outsourcing sebagai strategi untuk operasional SI yang efektif. Selain pertimbangan biaya tentunya, adalah pertimbangan lain yang menjadi faktor pendorong terbesar seperti penyesuaian antara strategi SI dan strategi bisnis perusahaan.

Saat ini misalnya, hanya sedikit perusahaan yang dapat memisahkan antara strategi SI dan strategi bisnisnya. Pada praktiknya dilapangan strategi SI dan strategi bisnis saling berkaitan, dan kemampuan SI dalam banyak kasus menentukan bagaimana strategi bisnis. Adapun ada beberapa alasan sehingga perusahan memiliki untuk melakukan outsourcing, yaitu:

1)    Meningkatkan foKus bisnis karena telah melimpahkan sebagian operasionalnya kepada pihak lain

2)    Membagi resiko operasional Outsourcing membuat resiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain

3)    Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya

4)    Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk investasi bisa difungsikan sebagai biaya operasional

5)    Memperkerjakan sumber daya manusia yang berkompeten karena tenaga kerja yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang sudah terlatih dan kompeten dibidangnya

6)    Mekanisme control menjadi lebih baik.

D. KEUNTUNGAN OUTSOURCING

Beberapa keuntungan utama yang menjadi dasar keputusan untuk melakukan outsourcing adalah:

1)    Manajemen SI yang lebih baik, SI dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan.

2)    Fleksibiltas untuk meresponse perubahan SI yang cepat, perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.

3)    Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.

4)    Akses pada pakar SI yang lebih baik.

5)    Biaya yang lebih murah. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan in-sourcing ataupun self-sourcing, out-sourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.

6)    Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.

7)    Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem SI-nya bekerja. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.

8)    Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja SI.

E. KELEMAHAN OUTSOURCING

Beberapa kelemahan dalam melakukan outsourcing adalah:

1)    Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna.

2)    Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak.

3)    Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

4)    Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.

5)    Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.

6)    Perubahan dalam gaya manajemen.

7)    Proses seleksi kerja yang berbeda.

F. PENUTUP

Sistem informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatisasikan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu sistem informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personil sistem yang terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi manajemen dan sumber keuangan yang memadai. Dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi bagi perusahaan yang tidak mampu melakukannya sendiri atau tidak memiliki SDM di bidang sistem informasi dapat meminta kepada pihak ketiga baik dengan co sourcing atau out sourcing. Masing-masing pilihan tersebut (co sourcing dan out sourcing) memiliki kelemahan dan keuntungan. Oleh karena itu perusahaan dalam memilih alternatif tersebut harus memperhitungkan kelemahan dan keuntungan penggunaannya bagi perusahaan agar biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak salah sasaran karena pekerjaan ini sangat mahal.

DAFTAR PUSTAKA

Aalders, R (2001). The IT Outsourcing Guide. Chichester:Wiley,

Aalders, R (2002). IT Outsourcing: Making It Work. Fujitsu, Infra Care.

Adler, Terry R (2004). Member Trust in Team : A Synthesized Analysis of Contrack Negotiation in Outsourcing IT Work”. Journal of Computer Information Systems, Winter, pp 6-15.

Bardhan, Indranil., Whitaker, J., and Mithas, S. (2006). Information Technology, Production Process Outsourcing, and Manufacturing Plant Performance. Journal of Management Information System, Fall, Vol 23, No 2, pp 13-40.

Bartel, Ann., Lach, Saul., and Sicherman, Nachum (2006). Outsourcing and Technological Change. Columbia University Institute for Social and Economic Research and Policy.

Barthelemy, J (2001). The Hidden Costs of IT Outsourcing, MIT Sloan Management Review, Spring, pp. 60-69.

Benamati, J.S and Rajkumar, T.M (2002). The Application Development Outsourcing Decision : An Application of The Technology Acceptance Model. Journal of Computer Information Systems, Summer, pp 35-43.

Johnson, J and Schneider, K (1995). Outsourcing in Distribution : The Growing Importance of Transportation Brokers, Business Horizons, Vol 38, No 6, pp 40-49.

Kim, Sung and Chung, Y.S (2003). Critical Success Factors for IS Outsourcing Implementation From An Interorganizational Relationship Perspective. Journal of computer Information Systems, Summer, pp 81-90.

Lacity, M dan Hirschheim, R (1995). “The Information System Outsourcing Bandwagon”. MIT Sloan Management Review, Vol 35 No 1, pp 73-86.

Lanser, E.G. (2003). Core Competencies of Successful Outsourcing, Healthcare Executive, Vol 18, No 4.

Lee, Younghwa., Kenneth A. Kozar, and Kai R. T. Larsen (2004) The Technology Acceptance Model: Past, Present, and Future, Communications of the Associations for Information Systems, Vol. 12, Article 50, pp. 752-780.

Lee, J.-N (2003) IT Outsourcing Evolution: Past, Present and Future, Communications of the ACM, Vol 46 no 5,  pp 84-89.

O’Keeffe, Philip and Vanlandingham (2007). Managing The Risk of Outsourcing. Protiviti Independen Risk Consulting.

Reid, Warren, S (2003). Outsourcing : The 20 Step to Success. Management Technology and Litigation Consulting.

Pandey, Vivek and Bansal, Veena (2003). A Decision-Making Framework for IT Outsourcing Using the Analytic Hierarchy Process. Department of Industrial and Management Engineering, Indian Institute of Technology Kanpur.

Van Der Heijden, Hans (2004), User Acceptance of Hedonic Information Systems, MIS Quarterly, Vol. 28, No.4, pp. 695-704.

Whitaker, Jonathan., Kumar, S., and Krishnan, M.S (2006).  Performance Outcomes of Onshore and Offshore Business Process Outsourcing. Conference on Information Systems and Technology (CIST).

Xue, Yajiong., Sankar, CS., and  Mbarika, Victor W.A (2005). Information Technology Outsourcing and Virtual Team,  Journal of Computer Information System, Winter, pp 9-15.

Yost, Jeffrey A and Harmon W.K (2002).Contracting for Information System Outsourcing with Multiple Bidders. Journal of Information Systems, Vol 16, No 1, pp 49-59.

http://bakoelkomputer.info/virtualstore/blog/?p=123

http://blog.bestsoftware4download.com/2010/02/find-the-best-outsourcing-i

http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-outsourcing-update-2010/

http://bakoelkomputer.info/virtualstore/blog/?p=123&cpage=1#comment-4294

http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/outsourcing-pengolahan-data/#comment-59

http://www.theoutsourceblog.com/2010/06/advice-on-outsourcing-and-i

Hidayat, Filsuf. 2009.  Outsourcing Strategy As A Second Set Of Strategic Choice.  http://hellomycaptain.blogspot.com/2009/10/outsourcing-strategy-as-second-set-of.html

http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing

http://www.taufik.staff.ugm.ac.id/images/file/Kuliah_1.pdf

http://classes.uleth.ca/200402/mgt3061a/haag6s.ppt

www.bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/2007/205/205-11-MakalahRingkasanTopik.pdf.Makalah Ringkasan Topik: Outsourcing,

www.malangnet.wordpress.com. “Seputar Tentang Tenaga Outsourcing”

www.ppm-manajemen.ac.id/…/PAPER%20OUTSOURCING%20final.do

Outsourcing pengolahan data. http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/Outsourcing-pengolahan-data/

Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing. http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

Sharma, Jatin. 2007.  IT Outsourcing -BatterSense strategic Service. http://www.webpronews.com/topnews/2005/09/11/seo-tips-for-blogs-hosted-on-blogger

Strategi Implementasi Sistem Informasi Pada Usaha Kecil dan Menengah. http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html

This entry was posted in SIM. Bookmark the permalink.