Daftar Komentar Blog Tentang Outsourcing

Daftar Komentar pada Blog tentang Outsourcing

Nama Blog Judul Komentar
http://pimpimarda.blog.com/2010/01/10/it-outsourcing Dorongan Perusahaan Melakukan ‘IT Outsourcing’ Outsourcing tidak hanya memberi manfaat bagi perusahaan, seperti meningkatnya nilai perusahaan, meningkatkan fleksibilitas operasi, mengurangi biaya dan perusahaan bisa lebih fokus pada kompetensi inti, namun outsourcing juga diikuti oleh munculnya resiko-resiko baru seperti penurunan dalam kinerja sistem, penurunan moral staf, atau hilangnya kemampuan inovatif
http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128#comment-339

Outsourcing, Insourcing & Selfsourcing

Untuk meminimalkan resiko, pengambil keputusan harus memisahkan fungsi sistem informasi yang tidak memiliki nilai tambah dari fungsi kompetensi inti sistem informasi yang memiliki nilai tambah. Disamping itu pengambil keputusan di perusahaan harus bisa menentukan tingkat resiko yang bisa ditolerir pada biaya yang paling minimal.
http://www.setiabudi.name Pemanfaatan IT: “Dilema Outsourcing atau Internal Development” Yang paling banyak dipraktekan adalah outsourcing system informasi atau IT dengan meng-costumized software yang tersedia, sehingga didapatkan program yang efektif dengan biaya yang lebih efisien dan lebih cepat siap pakai.
http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing Penjelasan sangat membantu pemahaman secara utuh
http://rivafauziah.wordpress.com IT Outsourcing Akan lebih lengkap jika dijelaskan juga resiko melakukan outsourcing
Posted in SIM | Comments Off on Daftar Komentar Blog Tentang Outsourcing

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MELALUI OUTSOURCING

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MELALUI OUTSOURCING

A. PENDAHULUAN

Perkembangan outsourcing saat ini meningkat dengan cepat, baik sifat maupun fokusnya. Secara historis outsourcing banyak dilakukan pada industri manufaktur, dan sekarang kegiatan outsourcing sudah mulai berkembang pesat pada industri jasa. Baik pada industri manufaktur maupun jasa, outsourcing telah meningkat melewati batas nasional dan global. Sifat outsourcing juga beragam. Beberapa perusahaan sekarang melakukan outsourcing pada aktifitas produksi inti secara ekstensif sehingga mereka tidak lagi terlibat dalam produksi (Globerman dan Vining, 2004). Inbound dan outbound logistic juga mulai di-outsource secara luas. Perusahaan lain melakukan outsourcing secara luas terhadap aktifitas rantai nilai kedua seperti teknologi informasi, sistem akuntansi, distribusi, aspek-aspek manajemen sumber daya manusia dan R&D (Johnson dan Schneider, 1995).

Outsourcing teknologi informasi bukanlah fenomena baru, dimulai dengan jasa profesional dan jasa manajemen fasilitas di bidang keuangan dan operasi pada tahun 1960-an dan 1970 (Lee, 2003). Fokus outsourcing teknologi informasi telah berkembang mulai dari perangkat keras komputer, perangkat lunak, standarisasi perangkat keras dan perangkat lunak, sampai pada solusi total yang mengacu pada manajemen aktiva (Xue et al., 2005).

Tulisan ini secara umum mencoba menguraikan beberapa aspek penting terkait dengan pengambilan keputusan outsourcing teknologi informasi, dilihat dari sudut pandang keuntungan dan kelemahan metoda outsourcing.

B. DEFINISI DAN JENIS OUTSOURCING

Outsourcing teknologi informasi (TI) merupakan pemindahan seluruh atau sebagian fungsi atau proses TI perusahaan pada pihak luar (Benamati dan Rajkumar, 2002). Sementara Aalders (2002) menyatakan outsourcing adalah mengontrak/menyewa pihak ketiga untuk mengelola sebuah proses bisnis lebih efisien dan efektif   daripada yang bisa dilakukan di dalam perusahaan sendiri. Dari pengertian tersebut menunjukkan bahwa outsourcing menyebabkan terciptanya hubungan bisnis antara perusahaan dan suplier dari luar. Penggunaan suplier luar untuk melaksanakan aktifitas bisnis dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan manfaat-manfaat lainnya. Sebuah rencana outsourcing diharapkan akan menghasilkan produktifitas yang lebih tinggi dengan membiarkan setiap kelompok lebih memfokuskan usaha dan modalnya pada kompetensi inti.

Teknologi informasi saat ini berperan penting dalam strategi organisasi sehingga banyak organisasi yang menggantungkan kesuksesannya pada teknologi informasi yang dimiliki. Perkembangan dan perubahan teknologi yang sangat cepat telah menimbulkan kesulitan dalam mengelola sumber daya vital tersebut. Dengan outsourcing seluruh atau beberapa fungsi teknologi informasi, memberikan alternatif untuk mengelola bidang organisasi yang sangat kompleks ini. Menurut  Benamati dan Rajkumar (2002), outsourcing teknologi informasi melibatkan pelepasan kendali atas sumber daya organisasi yang penting pada pihak ekternal. Oleh karena itu pemilihan fungsi teknologi informasi yang paling tepat dan kelompok ketiga yang terbaik akan menjadi sangat kompleks. Lebih lanjut McFarlan dan Norlan, (1995) menyebutkan berbagai fungsi teknologi informasi yang sering di-outsource seperti operasi pusat data, manajemen network, pemeliharaan/akuisisi hardware, technical support, pelatihan/pendidikan dan pengembangan aplikasi. Outsourcing bisa dilaksanakan di dalam perusahaan (onshore), namun sering juga dilakukan di luar perusahaan (offshore).

C. ALASAN MELAKUKAN OUTSOURCING

Pada dasa warsa terakhir ini perkembangan teknologi informasi demikian pesatnya dan menjadi faktor penentu dalam mencapai keberhasilan. Ketepatan dan kecepatan informasi menjadi faktor penting bagi organisasi dalam memenangkan persaingan. Kebutuhan organisasi akan teknologi informasi sudah tidak diragukan lagi, dan outsourcing bisa menjadi alat yang efektif dan efisien untuk memenuhi permintaan terhadap teknologi informasi tersebut.

Keputusan perusahaan untuk melakukan outsourcing dipengaruhi oleh banyak faktor. Lee et al. (2000) dalam Benamati dan Rajkumar (2002) mengemukakan bahwa sejumlah besar keputusan outsourcing didorong oleh masalah fundamental seperti  ekonomi, strategi dan teknis. Selanjutnya Lee (2004) menemukan beberapa perusahaan melakukan outsource untuk mencapai fleksibilitas produksi yang lebih tinggi, untuk mengembangkan kapasitas, atau agar lebih fokus pada kompetensi inti. Namun mayoritas perusahaan melakukan outsource terhadap aktifitas produksi untuk mengurangi biaya atau  meningkatkan kualitas produk dengan menggunakan keahlian dari supplier mereka. Microsoft adalah salah satu perusahaan yang menggunakan outsourcing untuk memungkinkan teknologi informasinya bisa meningkatkan kapabilitas supply chain mereka (Bardhan et al., 2006). Melalui outsourcing Microsoft mampu menghasilkan 360 game video dan sistem hiburan di akhir tahun 2005 dengan mempercayakan pada jaringan kontraktor dan supplier untuk menyampaikan komponen-komponen dan layanan-layanan utama yang penting bagi produk mereka.

Banyak yang berpendapat bahwa biaya adalah motivasi utama dalam melakukan outsourcing (Hurley dan Schaumann, 1997). Permintaan terhadap keahlian teknologi informasi sangat tinggi dan mahal. Seringkali dianggap lebih murah menyewa seorang tenaga ahli daripada mengembangkannya sendiri. Selain itu sumber daya eksternal juga lebih siap untuk ditambah atau dikurangi dibanding staf tetap. Namun menurut Aalders (2002), generasi pertama yang melakukan outsourcing semata-mata karena dorongan biaya seringkali menemui kegagalan.

Faktor motivator lain menurut Hurley dan Schaumann (1997) adalah memperbaharui fokus pada kompetensi inti bagi organisasi atau bagi staf teknologi informasi di dalam perusahaan. Tidak semua organisasi memiliki sumber daya untuk mengembangkan teknologi informasi yang berkualitas tinggi. Usaha mereka lebih baik dipergunakan untuk fokus secara strategik pada sisi bersaingnya. Selain itu organisasi teknologi informasi yang tidak efisien juga bisa memotivasi penggunaan outsourcing. Banyak perusahaan yang menggunakan outsourcing untuk mengatasi masalah seperti tidak tersedianya keahlian di dalam perusahaan, kualitas yang jelek atau produktifitas yang rendah, permintaan yang sifatnya sementara atas keahlian tertentu, atau siklus hidup pengembangan produk yang panjang. Namun dibalik semua motivasi tersebut, keputusan untuk meng-outsource harus dibuat berdasarkan perspektif yang strategis dan memiliki tujuan dan sasaran yang jelas agar perusahaan benar-benar mendapatkan manfaat dari keputusan yang diambil.

Ada banyak pertimbangan kenapa sebuah perusahaan mengambil outsourcing sebagai strategi untuk operasional SI yang efektif. Selain pertimbangan biaya tentunya, adalah pertimbangan lain yang menjadi faktor pendorong terbesar seperti penyesuaian antara strategi SI dan strategi bisnis perusahaan.

Saat ini misalnya, hanya sedikit perusahaan yang dapat memisahkan antara strategi SI dan strategi bisnisnya. Pada praktiknya dilapangan strategi SI dan strategi bisnis saling berkaitan, dan kemampuan SI dalam banyak kasus menentukan bagaimana strategi bisnis. Adapun ada beberapa alasan sehingga perusahan memiliki untuk melakukan outsourcing, yaitu:

1)    Meningkatkan foKus bisnis karena telah melimpahkan sebagian operasionalnya kepada pihak lain

2)    Membagi resiko operasional Outsourcing membuat resiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain

3)    Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya

4)    Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk investasi bisa difungsikan sebagai biaya operasional

5)    Memperkerjakan sumber daya manusia yang berkompeten karena tenaga kerja yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang sudah terlatih dan kompeten dibidangnya

6)    Mekanisme control menjadi lebih baik.

D. KEUNTUNGAN OUTSOURCING

Beberapa keuntungan utama yang menjadi dasar keputusan untuk melakukan outsourcing adalah:

1)    Manajemen SI yang lebih baik, SI dikelola oleh pihak luar yang telah berpengalaman dalam bidangnya, dengan prosedur dan standar operasi yang terus menerus dikembangkan.

2)    Fleksibiltas untuk meresponse perubahan SI yang cepat, perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan. Biasanya perusahaan outsource sistem informasi pasti memiliki pekerja IT yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, dan juga penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. Jadi dengan menggunakan outsource, otomatis sistem yang dibangun telah dibundle dengan teknologi yang terbaru.

3)    Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.

4)    Akses pada pakar SI yang lebih baik.

5)    Biaya yang lebih murah. Walaupun biaya untuk mengembangkan sistem secara outsource tergolong mahal, namun jika dibandingkan secara keseluruhan dengan pendekatan in-sourcing ataupun self-sourcing, out-sourcing termasuk pendekatan dengan cost yang rendah.

6)    Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.

7)    Fokus pada inti bisnis, perusahaan tidak perlu memikirkan bagaimana sistem SI-nya bekerja. Perusahaan dapat lebih fokus pada hal yang lain, karena proyek telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan.

8)    Pengembangan karir yang lebih baik untuk pekerja SI.

E. KELEMAHAN OUTSOURCING

Beberapa kelemahan dalam melakukan outsourcing adalah:

1)    Permasalahan pada moral karyawan, pada kasus yang sering terjadi, karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan akan mengalami persoalan yang penangannya lebih sulit dibandingkan karyawan tetap. Misalnya terjadi kasus-kasus tertentu, karyawan outsource merasa dirinya bukan bagian dari perusahaan pengguna.

2)    Kurangnya kontrol perusahaan pengguna terhadap sistem informasi yang dikembangkan dan terkunci oleh penyedia outsourcing melalui perjanjian kontrak.

3)    Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.

4)    Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.

5)    Jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource.

6)    Perubahan dalam gaya manajemen.

7)    Proses seleksi kerja yang berbeda.

F. PENUTUP

Sistem informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatisasikan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu sistem informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personil sistem yang terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi manajemen dan sumber keuangan yang memadai. Dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi bagi perusahaan yang tidak mampu melakukannya sendiri atau tidak memiliki SDM di bidang sistem informasi dapat meminta kepada pihak ketiga baik dengan co sourcing atau out sourcing. Masing-masing pilihan tersebut (co sourcing dan out sourcing) memiliki kelemahan dan keuntungan. Oleh karena itu perusahaan dalam memilih alternatif tersebut harus memperhitungkan kelemahan dan keuntungan penggunaannya bagi perusahaan agar biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak salah sasaran karena pekerjaan ini sangat mahal.

DAFTAR PUSTAKA

Aalders, R (2001). The IT Outsourcing Guide. Chichester:Wiley,

Aalders, R (2002). IT Outsourcing: Making It Work. Fujitsu, Infra Care.

Adler, Terry R (2004). Member Trust in Team : A Synthesized Analysis of Contrack Negotiation in Outsourcing IT Work”. Journal of Computer Information Systems, Winter, pp 6-15.

Bardhan, Indranil., Whitaker, J., and Mithas, S. (2006). Information Technology, Production Process Outsourcing, and Manufacturing Plant Performance. Journal of Management Information System, Fall, Vol 23, No 2, pp 13-40.

Bartel, Ann., Lach, Saul., and Sicherman, Nachum (2006). Outsourcing and Technological Change. Columbia University Institute for Social and Economic Research and Policy.

Barthelemy, J (2001). The Hidden Costs of IT Outsourcing, MIT Sloan Management Review, Spring, pp. 60-69.

Benamati, J.S and Rajkumar, T.M (2002). The Application Development Outsourcing Decision : An Application of The Technology Acceptance Model. Journal of Computer Information Systems, Summer, pp 35-43.

Johnson, J and Schneider, K (1995). Outsourcing in Distribution : The Growing Importance of Transportation Brokers, Business Horizons, Vol 38, No 6, pp 40-49.

Kim, Sung and Chung, Y.S (2003). Critical Success Factors for IS Outsourcing Implementation From An Interorganizational Relationship Perspective. Journal of computer Information Systems, Summer, pp 81-90.

Lacity, M dan Hirschheim, R (1995). “The Information System Outsourcing Bandwagon”. MIT Sloan Management Review, Vol 35 No 1, pp 73-86.

Lanser, E.G. (2003). Core Competencies of Successful Outsourcing, Healthcare Executive, Vol 18, No 4.

Lee, Younghwa., Kenneth A. Kozar, and Kai R. T. Larsen (2004) The Technology Acceptance Model: Past, Present, and Future, Communications of the Associations for Information Systems, Vol. 12, Article 50, pp. 752-780.

Lee, J.-N (2003) IT Outsourcing Evolution: Past, Present and Future, Communications of the ACM, Vol 46 no 5,  pp 84-89.

O’Keeffe, Philip and Vanlandingham (2007). Managing The Risk of Outsourcing. Protiviti Independen Risk Consulting.

Reid, Warren, S (2003). Outsourcing : The 20 Step to Success. Management Technology and Litigation Consulting.

Pandey, Vivek and Bansal, Veena (2003). A Decision-Making Framework for IT Outsourcing Using the Analytic Hierarchy Process. Department of Industrial and Management Engineering, Indian Institute of Technology Kanpur.

Van Der Heijden, Hans (2004), User Acceptance of Hedonic Information Systems, MIS Quarterly, Vol. 28, No.4, pp. 695-704.

Whitaker, Jonathan., Kumar, S., and Krishnan, M.S (2006).  Performance Outcomes of Onshore and Offshore Business Process Outsourcing. Conference on Information Systems and Technology (CIST).

Xue, Yajiong., Sankar, CS., and  Mbarika, Victor W.A (2005). Information Technology Outsourcing and Virtual Team,  Journal of Computer Information System, Winter, pp 9-15.

Yost, Jeffrey A and Harmon W.K (2002).Contracting for Information System Outsourcing with Multiple Bidders. Journal of Information Systems, Vol 16, No 1, pp 49-59.

http://bakoelkomputer.info/virtualstore/blog/?p=123

http://blog.bestsoftware4download.com/2010/02/find-the-best-outsourcing-i

http://www.sharingvision.biz/2010/05/03/it-outsourcing-update-2010/

http://bakoelkomputer.info/virtualstore/blog/?p=123&cpage=1#comment-4294

http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/outsourcing-pengolahan-data/#comment-59

http://www.theoutsourceblog.com/2010/06/advice-on-outsourcing-and-i

Hidayat, Filsuf. 2009.  Outsourcing Strategy As A Second Set Of Strategic Choice.  http://hellomycaptain.blogspot.com/2009/10/outsourcing-strategy-as-second-set-of.html

http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing

http://www.taufik.staff.ugm.ac.id/images/file/Kuliah_1.pdf

http://classes.uleth.ca/200402/mgt3061a/haag6s.ppt

www.bebas.vlsm.org/v06/Kuliah/Seminar-MIS/2007/205/205-11-MakalahRingkasanTopik.pdf.Makalah Ringkasan Topik: Outsourcing,

www.malangnet.wordpress.com. “Seputar Tentang Tenaga Outsourcing”

www.ppm-manajemen.ac.id/…/PAPER%20OUTSOURCING%20final.do

Outsourcing pengolahan data. http://blog.i-tech.ac.id/zarra/2009/08/10/Outsourcing-pengolahan-data/

Self-Sourcing, In-Sourcing, and Out-Sourcing. http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

Sharma, Jatin. 2007.  IT Outsourcing -BatterSense strategic Service. http://www.webpronews.com/topnews/2005/09/11/seo-tips-for-blogs-hosted-on-blogger

Strategi Implementasi Sistem Informasi Pada Usaha Kecil dan Menengah. http://sabukhitam.com/blog/topic/internet-marketing/strategi-implementasi-sistem-informasi-pada-usaha-kecil-dan-menengah.html

Posted in SIM | Comments Off on PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MELALUI OUTSOURCING

JAWABAN TAKE HOME EXAM SIM

Take Home Test Sistem Informasi Manajemen

1. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi?

Jawaban :

Perbedaan pengembangan software dan pengembangan sistem informasi :

  1. Metodologi pengembangan sistem informasi dipromosikan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian proses pengembangan perangkat lunak, penataan dan menyederhanakan proses, dan standarisasi proses pengembangan dan produk dengan menentukan kegiatan yang harus dilakukan dan teknik yang digunakan. Sementara itu pengembangan software merupakan sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) yang membahas semua aspek produksi perangkat lunak, mulai dari tahap awal spesifikasi sistem hingga pada tahap pemeliharaan sistem setelah digunakan dengan tujuan untuk membuat perangkat lunak yang tepat dengan metode yang tepat.
  2. Dalam pengembangan software hal yang perlu diperhatikan adalah pengembangan produk. Dimana produk tersebut terdiri dari program, dokumen, dan data. Hal selanjutnya adalah proses pengembangan, dimana proses terdiri dari proses manajemen dan proses teknikal. Sementara itu pengembangan sistem informasi, harus memperhatikan beberapa hal, yaitu sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen dan membutuhkan modal yang besar. Selain itu perusahaan juga perlu menyiapkan kesiapan user dalam menjalani pengembangan sistem informasi yang akan dibangun di perusahaan.
  1. Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan atau konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkoversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Jawaban :

Konversi sistem informasi baru jika tidak dilakukan dengan cara dan tahapan yang terencana dapat menyebabkan kesalahan dan kesulitan dalam aspek implementasinya. Secara pengembangan, permasalahan konversi tidak akan menemui banyak permasalahan karena sistem yang baru akan mengacu kepada standar dan kinerja dari sistem sebelumnya. Selain itu, konversi sistem dilihat dari sudut pandang programming relative mudah karena pola pikir dan hasil akhir pengembangan sistem sudah diketahui. Permasalahan mungkin akan muncul pada penambahan fungsi-fungsi baru atau modifikasi alur pikir sistem yang sudah tersedia. Akan tetapi, pekerjaan programming tersebut tingkat kesulitannya relatif dapat terkontrol karena terkait dengan tim dan pengguna yang tertutup (pilot project).

Permasalahan menjadi pelik ketika implementasi konversi sistem lama menjadi sistem baru. Berbeda dengan tahapan pengembangan, tahap implementasi konversi melibatkan banyak pihak yang mungkin sudah terbiasa dengan penggunaan sistem yang lama. End user dan direct user adalah pihak yang paling banyak resiko dalam melakukan kesalahan konveri sistem. Hal tersebut disebabkan karena mereka sudah terbiasa menggunakan sistem lama, bahkan pada beberapa kasus sudah hapal tiap tahapan bahkan tanpa melihat.

Keteraturan dan reputasi dari pelaksanaan pekerjaan menjadi penyebabnya. Interaksi dengan sistem yang bersifat rutin seperti entry data yang dilakukan operator akan menjadi permasalahan pertama. Sistem yang baru pastinya akan menawarkan cara kerja baru dan berbeda. Bentuknya bisa penambahan pekerjaan atau perampingan alur kerja. Bentuk lainnya bisa berupa perubahan mekanisme atau aturan pelaksanaan pekerjaan. Bentuk-bentuk perubahan ini akan mempengaruhi kualitas dan kuantitas pekerjaan. Pada tahapan tertentu bahkan bisa menghasilkan input dan data yang tidak benar sehingga mempengaruhi tahap akhir.

Pihak yang juga dapat mengalami kesalahan dalam konversi sistem adalah end user yang bertugas dalam pengawasan dan evaluasi. Pada tahapan ini, user akan mengalami kesulitan dalam proses pelaksanaan analisis dan penetapan kualitas output. Bentuknya bisa kesalahan analisis akibat tidak familiar dengan sistem baru, penggunaan tools analisis yang tidak sesuai dengan kebutuhan atau kesalahan akibat data hasil proses input yang memang sudah tidak sesuai.

Kesalahan-kesalahan tersebut dapat diminimalisir dengan melakukan sosialisasi dan perencanaan konversi sistem yang ketat dan sesuai dengan kebutuhan. Poin penting dalam tahapan konversi sistem ialah penyesuaian dengan sistem lama dan sosialisasi secara menyeluruh. Sistem baru yang dibangun harus mengedepankan kemudahan dan kesesuaian dengan sistem yang lama. Sebisa mungkin tampilan dan alur kerja dibuat menyerupai sistem yang sudah tersedia sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan teknis. Sosialisasi dan pelatihan adalah kunci dalam melakukan konversi sistem. Tujuan sosialisasi ialah memberikan penyeragaman pemahaman tentang perubahan sistem. Sosilasasi juga hendaknya dilakukan tidak pada direct user saja tetapi juga pada indirect user sehingga kegiatan bisnis tidak terganggu dengan permasalahan perbedaan sistem. Pelatihan dilakukan khususnya kepada user yang mempunyai tingkat interaksi sistem yang tinggi agar permasalahan terkait perubahan cara kerja tidak terjadi secara massif. Pelatihan ditekankan pada perubahan alur kerja (jika ada) dan perubahan bentuk interaksi dengan sistem (bentuk form, metode analisis, tahapan pekerjaan).

Konversi sistem dapat dilakukan dengan beberapa pendekatan, diantaranya :

1. Sistem Paralel/Paralel Run

Pendekatan sistem parallel dilakukan dengan cara mengoperasikan sistem lama dan sistem baru secara bersamaan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Setiap hasil proses dievaluasi, disambung dan disesuaikan dengan kebutuhan user. Apabila sistem baru telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan atau menjadi lebih baik dari sistem lama maka dilakukan penggantian dengan sistem yang baru.

Kelebihan :

–  User dapat melakukan pengecekan data pada sistem lama.

–  Meningkatkan rasa aman bagi user.

Kekurangan :

– Penggunaan resource yang tinggi karena harus menangani sistem lama dan sistem  baru.

– Biaya pengembangan dan konversi sistem yang membengkak.

2. Direct Cut-Over

Direct Cut Over adalah pendekatan konversi yang menekankan pada perubahan drastic pada sistem dengan cara sistem baru langsung digunakan untuk menggantikan sistem lama pada suatu saat/periode yang telah ditentukan. Dalam aplikasinya, pelaksanaan konversi dapat dilakukan dengan catatan:

– Telah dilakukan pengecekan secara sistem ekstensif.

– Adanya toleransi terhadap waktu tunggu (Time Delay).

– User dipaksa harus menggunakan sistem baru.

Resiko pada teknik Direct Cut-Over ini adalah:

– Delay yang lama berakibat terjadi makin banyak kesalahan.

– User menggunakan sistem yang belum dikenal.

– User tidak berkesempatan membandingkan antara sistem lama terhadap sistem baru.

3. Phased in Method

Strategi konversi ini menggabungkan dua pendekatan diatas (Parallel Run dan Direct Cut-Over) yaitu dengan mengurangi sebanyak-banyaknya resiko yang dapat terjadi. Pada awal konversi pendekatan yang dilakukan ialah parallel run selanjutnya pada pertengahan periode secara bertahap sistem lama digantikan sistem baru.

Keuntungan:
– User terlibat dalam konversi ini.

– Dapat mendeteksi bila terjadi kesalahan sistem/data.

Kerugian:
– Membutuhkan waktu yang lebih lama.

– Apabila sistemnya besar, strategi ini akan sulit dilakukan.

4. Pilot Approach atau Distributed Approach

Strategi konversi ini dilakukan apabila terdapat beberapa lokasi atau site. Misalnya pada sistem bank, franchise, restoran, supermarket dan lainnya. Pengujian dan pengoperasiannya dilakukan pada suatu site terpilih dan apabila hasilnya memuaskan baru dilakukan konversi di site lainnya.

3.  Apa urgensi maintability dari suatu software?

Jawaban :

Software dalam kaitannya dengan sistem komputasi adalah bagian yang menjadi pusat input, analisis dan output dari pekerjaan. Secara pelaksanaan, software melakukan tugas dalam sistem kompotasi yang tersedia oleh hardware. Tanpa software, hardware adalah sistem mati yang tidak dapat mengolah apapun. Sebaliknya, tanpa hardware software hanyalah serangkaian kode dan bilangan biner yang tidak dapat beroperasi. Perawatan hardware relatif lebih mudah karena dapat dilakukan dengan melakukan cek fisik sedangkan perawatan software relatif lebih sulit karena menekankan pada kemampuan membaca dan menganalisis serangkaian program atau kode yang membutuhkan tahapan dalam mengetahui luaran atau permasalahannya.

Perawatan software difokuskan pada pemastian proses kerja dan analisis yang dilakukan oleh software berjalan seperti tujuan yang diharapkan. Bentuk perawatan  dapat berupa penentuan permasalahan, penyelesaian dengan patch, uji keamanan, uji logaritma, dan analisis lainnya. Tujuan utama perawatan software setidaknya dapat digolongkan sebagai berikut :

1. Efektifitas dan Efisiensi

Software pada dasarnya adalah sistem yang berjalan dengan tujuan memudahkan pelaksanaan pekerjaan. Jika penggunaan software menghambat pekerjaan karena permasalahan teksnis maka fungsi software sebagai tools akan tidak berguna. Oleh karena itu perlu perawatan sistem untuk memastikan kinerjanya sesuai dengan harapan serta dapat memudahkan pelaksanaan pekerjaan. Aspek efektivitas dan efisiensi dalam penggunaan software harus menjadi bagian penting dalam proses perawatan.

2. Reliabilitas (Kehandalan)

Program dikatakan reliable atau handal bila program dapat berjalan dengan baik, tidak mudah hang, crash atau berhenti pada saat pengoperasian. Kehandalan program juga dinilai dari seberapa jauh dapat tetap berjalan meskipun terjadi kesalahan pada pengoperasian (error tolerance). Selain itu, pengguna memerlukan feedback sesuai dengan  kondisi system.

3. Pemilihan Software untuk Pengembangan

Pada tahapan pengembangan, pemilihan software akan banyak berpengaruh terhadap tampilan dan alur kerja software. Hal tersebut disebabkan secara konsep cara pengerjaan alur proses dan pola pikir akan berbeda. Walaupun saat ini beberapa software pengembangan sudah didesain pada generalisasi interface dan alur pikir sehingga memudahkan.

4.  Kompatibilitas

Kompabilitas adalah aspek penting dalam perawatan sistem. Tanpa kompabilitas yang memadai, perawatan akan sulit dilakukan. Salah satu alasan sebagian besar administrator menggunakan PHP dalam program adalah kompabilitas dan jaringan pengguna yang tinggi. Hal tersebut memudahkan untuk melakukan maintenance dan jika ditemukan masalah maka tim dapat mendiskusikannya dengan pihak lain yang menggunakan software serupa.

4. Apa yang saudara ketahui tentang ERP (enterprice resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Jawaban :

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem computer-based terintegrasi untuk mengelola seluruh aktifitas perusahaan, sumberdaya internal dan eksternal, termasuk tangible asset, keuangan, persediaan, produksi, human resources, marketing, supply chain, logistics, dll.

Implementasi sistem informasi berbasis ERP adalah suatu arsitektur software yang memiliki tujuan untuk memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh fungsi-fungsi bisnis di dalam batas organisasi/perusahaan dan mengelola hubungan dengan pihak stakeholder diluar perusahaan.

Dibangun atas dasar sistem database yang terpusat dan biasanya menggunakan platform komputasi yang umum.  Sistem informasi berbasis ERP dapat  mengkonsolidasikan seluruh operasi bisnis menjadi seragam dan sistem lingkungan perusahaan yang lebih luas.

Suatu sistem ERP akan berada pada pusat server dan akan didistribusikan ke seluruh unit perangkat keras dan perangkat lunak modular sehingga dapat melayani dan berkomunikasi melalui jaringan area lokal. Sistem tersebut memungkinkan bisnis untuk merakit modul dari vendor yang berbeda tanpa perlu untuk menempatkan beberapa copy dari sistem komputer yang kompleks dan mahal di lokasi-lokasi yang tidak memerlukan.

Berdasarkan gambar diatas, terlihat bahwa sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

  1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
  2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
  3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
  4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
  5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

  1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
  2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
  3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Arsitektur

Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau lebih. Arsitektur 3-tier secara umum digambarkan sebagai berikut:

1. Presentation Layer

Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP. Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.

2. Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.

3. Database layer

Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.

Implementasi Sistem Informasi berbasis ERP dapat dijelas dengan contoh sbb :

Terdapat order untuk 100 unit Produk A. Sistem ERP akan membantu untuk menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada perusahaan saat itu. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistem ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan, sekaligus membantu perusahaan dalam proses pengadaannya. Ketika hendak mendistribusikan hasil produksi, sistem ERP juga dapat menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan tercatat dalam sistem ERP tersebut termasuk menghitung berapa biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Dapat terlihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain. Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan, bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur ‘integrasi’ itu sangat penting dalam mengimplementasikan sistem informasi berbasis ERP.

Keuntungan dan Kerugian ERP

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

  • Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik.
  • Standarisasi Proses Operas. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
  • Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

  • Pengurangan lead-time
  • Peningkatan kontrol keuangan
  • Penurunan inventori
  • Penurunan tenaga kerja secara total
  • Peningkatan service level
  • Peningkatan sales
  • Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
  • Peningkatan market share perusahaan
  • Pengiriman tepat waktu
  • Kinerja pemasok yang lebih baik
  • Peningkatan fleksibilitas
  • Pengurangan biaya-biaya
  • Penggunaan sumber daya yang lebih baik
  • Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

  • Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
  • Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
  • Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
  • Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
  • Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Kerugian diatas dapat terjadi ketika:

  • Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.
  • Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.
  • Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan.
  • Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.
  • Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.
  • Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).
  • Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu menyediakan data yang up-to-date.
  • Kurangnya komunikasi antar personel.
  • Cacatnya project design dan management.
  • Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.
  • Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  • Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain sebagainya.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis

1. Best Practice dan Business Process Reengineering

Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini merupakan penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.

2. Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP

a. Financial

1) FI – Financial Accounting

Ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya.

2) CO-Controlling

Fungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional, seperti:

a)     Pengendalian capital investment

b)     Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran

c)      Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area

d)     Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan

3) IM – Investment Management

Fungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang dan fixed assets dari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan.

4) EC – Enterprise Controlling

Tujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller mengenai hal-hal berikut :

a)     Kondisi keuangan perusahaan

b)    Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan

c)     Investasi

d)    Maintenance dari aset perusahaan

e)     Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan

f)     Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar, market share, competitor performance

g)     Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba

5) TR – Treasury

Modul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.

b. Distribution dan Manufacturing

1) LE – Logistics Execution

Modul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Dari purchase requisition, good receipt hingga delivery.

2) SD – Sales Distribution

Desain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang.

3) MM – Materials Management

Fungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis.

4) PP – Production Planning

Modul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk.

5) PM – Plant Maintenance

Modul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan.

6) QM – Quality Management

Modul QM terintegrasi dengan modul PP-PI Production. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series.

7) PS – Project System

Modul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini:

a)     Perencanaan terhadap waktu dan nilai

b)    Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaan cost element atau unit cost dan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan

c)     Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia

d)    Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan

e)     Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

c. Human Resources

Berfungsi untuk:

a)     Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan

b)    Melindungi data personalia dari pihak luar

c)     Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir

3. Biaya Implementasi ERP

Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP

Dimana, secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:

  1. Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000
  2. Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta
  3. Skala besar lebih dari US$ 3 juta
Posted in SIM | Comments Off on JAWABAN TAKE HOME EXAM SIM

Hello world!

Welcome to Blog Mahasiswa MB IPB. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Url your blog Blog Mahasiswa MB IPB

Posted in Uncategorized | 1 Comment